AVIS A MANIFESTATION D’INTERET POUR LA MISE EN ŒUVRE DES SUBVENTIONS DU FONDS MONDIAL : NOUVEAU MODELE DE FINANCEMENT
MALARIA ET VIH-TUBERCULOSE 2021-2023

Source de financement : Fonds Mondial de lutte contre le SIDA, la Tuberculose et le Paludisme
Référence : AMI N° 002/SANRU-CORDAID/FM/NMF3/2020
Date de publication  : le 16 novembre 2020
Date de clôture : le 30 novembre 2020, 15 H 30’ (heure locale de Kinshasa)

A L’INTENTION DES CANDIDATS SOUS-RECIPIENDAIRES GENERIQUES

I – CONTEXTE & JUSTIFICATION

La République Démocratique du Congo a obtenu un financement pour la lutte contre la Tuberculose, le VIH et le Paludisme. Cette demande de financement a pour but d’obtenir plus d’impact dans la lutte contre les trois maladies. Et, Sur base d’une part, de leurs expériences et d’autre part, de l’appréciation de leur mise en œuvre respective des subventions NMF2, CORDAID et SANRU ont été retenus comme principaux récipiendaires (PR) de la société civile à côté de la CAGF qui représentera la partie gouvernementale dans le troisième Round du nouveau modèle de financement du Fonds Mondial (NMF3) pour la période 2021-2023.

Ces Subventions concernent les 3 maladies, à savoir, le Paludisme, le VIH et la Tuberculose avec comme Buts :
· Pour le VIH :

Contribuer au développement du pays en freinant la propagation du VIH auprès des individus, familles et communautés et assurer la prise en charge globale de tous les patients co infectés TB/VIH en RD Congo.
· Pour la Tuberculose :

Réduire de 20 % la mortalité liée à la Tuberculose à l’horizon 2023 par rapport à celle estimée pour l’année 2015 (de 66 à 53 décès pour 100.000 habitants).

· Pour le Paludisme

Réduire le taux de morbidité et mortalité lié au paludisme de 40% par rapport à 2015 d’ici 2023.
La mise en œuvre de cette nouvelle demande de financement requiert une bonne compréhension des points importants relevés dans la demande (priorisation des DPS, résultats attendus par domaine pour chaque DPS) et une bonne planification des activités.

C’est ainsi que la logique de continuité a conduit la sélection des Sous récipiendaires (SR) pour l’exécution du NMF3 et une évaluation des SR qui ont exécuté les subventions NMF2 pour retenir les meilleurs c’est-à-dire ceux qui ont obtenu au moins une moyenne de 60% dans les évaluations conduites par les deux PR de la société civiles.

Les résultats de ces évaluations ont été satisfaisantes pour tous les SRs ayant exécuté les subventions NMF2, mais deux SR ont manifesté les intentions de ne plus travailler dans la mise en œuvre des subventions NMF3. De ce fait, deux provinces n’auront pas de SRs ; il s’agit des provinces de Nord Ubangi et Kwango. Ce sont ces deux provinces qui seront ouvertes et concernées par cet AMI.

Pour plus d’efficacité, il a été convenu depuis 2018 de rationaliser les interventions pour les trois maladies en confiant à un seul sous-récipiendaire (SR) la gestion des activités sur terrain par DPS. C’est dans cadre que CORDAID et SANRU prévoient de recruter conjointement dans les deux DPS de convergence, sus mentionnées d’ici la fin de l’année 2020 deux Sous-Récipiendaires devant assurer la mise en œuvre de subventions au niveau des zones de santé.

Les candidats Sous-Récipiendaires potentiels devront soumettre leurs propositions techniques et financières ainsi que des documents administratifs requis pour l’analyse par le Comité Technique Indépendant d’Analyse des Propositions (CTIAP) des SR mis en place conjointement par CORDAID et SANRU.

Pour garantir une mise en œuvre efficace des activités sur terrain et un fonctionnement optimal entre d’une part, des organisations Sous Récipiendaires et d’autre part, les structures décentralisées du Ministère de la santé ainsi que les autres parties prenantes, CORDAID et SANRU proposent les principes directeurs suivants :

a) Equilibrer la compétition dans la sélection des SR en créant deux groupes des SR : SR Transversaux (Provinciaux) et SR spécifiques
Cette distinction permet d’éviter de mettre en compétition pour les mêmes lots des SR ayant des profils différents, ce qui entraine généralement un déséquilibre en faveur des grandes organisations (SR génériques).

Les Transversaux (Provinciaux) : sont comme ceux utilisés dans la mise en œuvre du paquet d’interventions globales de prévention et de prise en charge des subventions finissantes, c’est-à-dire des SR ayant des capacités avérées en ce qui concerne la gestion des subventions importantes dans le regroupement des entités à appuyer en clusters ou DPS ou encore grappes, spécifiquement des capacités en gestion des approvisionnements/logistiques et gestion financière.

Les spécifiques : sont ceux ayant des capacités spécifiques dans certains domaines spécifiques pour lesquels ils sont mieux outillés (capacité et compétence) pour apporter le complément d’appui au paquet d’interventions confiées aux SR transversaux (Provinciaux).

Il peut s’agir d’un groupe spécifique (PVVIH, Travailleuse de Sexe, groupes communautaires, les organisations travaillants avec le secteur privé dans la lutte contre le VIH, Tuberculose ou la Malaria) ou d’un fournisseur des services (service spécifique GAS à déterminer ou autres…). Le rayon d’action de SR spécifique est un facteur important dans sa sélection.
La mise en compétition des acteurs de ces deux différents groupes sera donc séparée afin de comparer et évaluer des groupes homogènes.

Regrouper les entités à appuyer (DPS) en tenant compte entre autres de délimitations administratives, des exigences logistiques et de coordination. Ces regroupements constituent des lots à soumettre à la compétition.
Le présent AMI concerne le recrutement de SR Transversaux (Provinciaux).

b) Avoir un Nombre raisonnable des SR.

Par conséquent, le regroupement des entités à appuyer en clusters ou DPS ou encore grappes en vue de faciliter les interactions avec les autres parties prenantes. En principe, un seul SR par DPS ou regroupement des entités à appuyer pour les deux subventions (trois maladies à savoir VIH, Tuberculose et Malaria).

c) Réduire les couts des transactions :

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c) Réduire les couts des transactions :

Pour optimaliser les couts de transactions, il serait souhaitable de considérer des SRs ayant « des potentiels effectifs » pouvant créer des synergies et intégration des trois maladies (Malaria, VIH et Tuberculose) par rapport aux autres parties prenantes. La capacité démontrée du candidat SR de gérer à la fois les trois maladies (VIH, Tuberculose et Malaria) dans un même cluster est un atout majeur dans la sélection.

c) Contractualisation avec les SR sur une base annuelle renouvelable en fonction de leurs performances
Les SR qui auront à satisfaire signeront des contrats annuels renouvelables en fonction de leurs rendements. Cette disposition permettra de créer une émulation dans chacun d’eux de manière à garantir les prestations de qualité susceptibles de nous conduire aux résultats escomptés.

II – OBJET DE L’AVIS A MANIFESTATION D’INTERËT

En perspective de la mise en œuvre de subventions de la troisième phase du Nouveau Modèle de Financement (NMF) du FM composantes VIH-Tuberculose et Malaria, les PR CORDAID et SANRU ASBL lancent un processus conjoint de sélection de Sous-Rrécipiendaires pour assurer une mise en œuvre efficace et efficiente des subventions gagnées par le pays.
Le présent Avis à Manifestation d’Intérêt concerne 2 DPS conjoints pour les deux PR et a pour objectif de constituer une liste restreinte de potentiels SR en fonction de leurs capacités institutionnelles et gestionnaires pour la gestion de subventions ainsi que de la qualité de leurs propositions techniques et financières.

Pour les SR intéressés par cet AMI, il s’agira de manifester l’intérêt pour cette nouvelle approche d’un seul SR pour toutes les subventions dans les clusters de convergence Malaria et VIH-TUB. Aussi, il s’agira de manifester l’intérêt sur l’une ou l’autre province ouverte à savoir Nord-Ubangi et Kwango.

Cet AMI concerne les organisations tant nationales qu’internationales pour autant qu’elles fassent preuve de très bonnes connaissances des provinces ciblées, avoir des antécédents d’interventions similaires dans les clusters avec des projets similaires serait un enjeu de taille.

III – DETERMINATION DES LOTS

Les zones de santé concernées par cet AMI sont regroupées en 2 DPS (voir tableau I ci-dessous).Le principe de ce processus de recrutement de SR est d’avoir les mêmes SR génériques pour le VIH-TUB et la Malaria dans les clusters de convergence CORDAID et SANRU

Chaque DPS constitue un lot à part entière et tous les deux lots sont ouverts. Les Lots seront adjugés au meilleur candidat parmi ceux ayant postulé c’est-à-dire celui qui proposera une approche de travail novatrice et surtout si l’évaluation démontre qu’il y a un meilleur rapport cout-efficacité.

Tableau I : Cartographies des clusters ouverts

IV – PROFILS DES SOUMISSIONNAIRES

Peuvent soumissionner les organisations à base communautaire, confessionnelle, les associations à but non lucratif, les Etablissements d’Utilité Publique, les ONG nationales, les ONG internationales, les agences multilatérales ou bilatérales expérimentées dans la lutte contre le paludisme et/ou contre le VIH, présent dans la DPS sollicitée et ayant des capacités avérées en gestion des approvisionnements/la logistique et dans l’analyse des données

V – CRITERES DE QUALIFICATION
Les critères de qualification sont les suivants:

1. Etre une organisation active en RDC et ayant une expérience dans la (les) région (s) dans lesquelles se trouvent les zones de santé ciblées par les subventions
   (voir annexe 3);
2. Justifier des capacités de gestion administrative, technique et financière des projets financés par les bailleurs de fonds avec un personnel suffisant qui dispose des qualifications professionnelles et d’une expérience avérée en matière de procédures de gestion des programmes à financements internationaux et d’exécution des projets;
3. Disposer de solides références dans les domaines de la santé et de la lutte contre le paludisme et le VIH-TUB et spécialement en gestion des approvisionnements/logistique.
4. Avoir une très bonne connaissance de la (des) province (s) et des zones choisie(s) ;
5. Disposer d’une capacité financière et de moyens matériels suffisants et nécessaires à la réalisation de la mission (matériel informatique, matériel roulant, etc.) ;
6. Sur base des TDR de SR en annexe, présenter des propositions techniques et financières innovantes, pertinentes et de qualité ;
7. Avoir un plan de gestion de risques opérationnels à jour.
8. Avoir des preuves d’audit externe pour les deux dernières années (2018 et 2019)
   CORDAID et SANRU tiennent à signaler conjointement aux organisations intéressées qu’en plus de l’examen des documents ci-haut énumérés, une mission d’évaluation des capacités des sous récipiendaires sera réalisée, au cas par cas, par des équipes du Comité Technique Indépendant d’Analyse de Propositions (CTIAP) (CORDAID, SANRU, Ministère de la santé et partenaires) pendant la période d’examen des soumissions. Cette évaluation sera conduite aussi bien dans les quartiers généraux que dans les bureaux provinciaux de mise en œuvre des organisations candidates sous récipiendaires.
   L’évaluation des capacités des sous-récipiendaires portera sur :

• L’évaluation des capacités institutionnelles et l’expérience dans le(s) lot/cluster (s) (cluster) choisi (s) ;
• L’expérience et/ou la capacité technique à mener des IV – PROFILS DES SOUMISSIONNAIRES
  Peuvent soumissionner les organisations à base communautaire, confessionnelle, les associations à but non lucratif, les Etablissements d’Utilité Publique, les ONG nationales, les ONG internationales, les agences multilatérales ou bilatérales expérimentées dans la lutte contre le paludisme et/ou contre le VIH, présent dans la DPS sollicitée et ayant des capacités avérées en gestion des approvisionnements/la logistique et dans l’analyse des données

V – CRITERES DE QUALIFICATION
Les critères de qualification sont les suivants:

1. Etre une organisation active en RDC et ayant une expérience dans la (les) région (s) dans lesquelles se trouvent les zones de santé ciblées par les subventions
   (voir annexe 3);
2. Justifier des capacités de gestion administrative, technique et financière des projets financés par les bailleurs de fonds avec un personnel suffisant qui dispose des qualifications professionnelles et d’une expérience avérée en matière de procédures de gestion des programmes à financements internationaux et d’exécution des projets;
3. Disposer de solides références dans les domaines de la santé et de la lutte contre le paludisme et le VIH-TUB et spécialement en gestion des approvisionnements/logistique.
4. Avoir une très bonne connaissance de la (des) province (s) et des zones choisie(s) ;
5. Disposer d’une capacité financière et de moyens matériels suffisants et nécessaires à la réalisation de la mission (matériel informatique, matériel roulant, etc.) ;
6. Sur base des TDR de SR en annexe, présenter des propositions techniques et financières innovantes, pertinentes et de qualité ;
7. Avoir un plan de gestion de risques opérationnels à jour.
8. Avoir des preuves d’audit externe pour les deux dernières années (2018 et 2019)
   CORDAID et SANRU tiennent à signaler conjointement aux organisations intéressées qu’en plus de l’examen des documents ci-haut énumérés, une mission d’évaluation des capacités des sous récipiendaires sera réalisée, au cas par cas, par des équipes du Comité Technique Indépendant d’Analyse de Propositions (CTIAP) (CORDAID, SANRU, Ministère de la santé et partenaires) pendant la période d’examen des soumissions. Cette évaluation sera conduite aussi bien dans les quartiers généraux que dans les bureaux provinciaux de mise en œuvre des organisations candidates sous récipiendaires.
   L’évaluation des capacités des sous-récipiendaires portera sur :

• L’évaluation des capacités institutionnelles et l’expérience dans le(s) lot/cluster (s) (cluster) choisi (s) ;
• L’expérience et/ou la capacité technique à mener des interventions combinées (cliniques et communautaires) dans les trois maladies ;
• L’évaluation des capacités de gestion des stocks et de distribution des produits sanitaires, y compris la gestion des risques y relatifs ;
• L’évaluation des capacités de gestion financière y compris la gestion des risques financiers ;
• L’évaluation des capacités en suivi et d’évaluation y compris la gestion des risques liés à la qualité des données.
• L’évaluation de capacités de collaboration avec les institutions publiques dans le domaine de la santé (CDR, BCZ, DPS, IPS, Ministère Provincial de la Santé)
  Le but final de l’évaluation sera celui de classifier les candidats SRs suivant leur capacités à gérer les risques. Ceci pour permettre aux Principaux Récipiendaires d’identifier selon les cas les mécanismes de renforcement et d’accompagnement à mettre en place pour s’assurer d’une bonne mise en œuvre par les SR retenus.
  Tous les candidats Sous Récipiendaires présentant le niveau des risques opérationnels (programmatiques, gouvernance et financiers) élevé suivant le critérium pré établi ne seront pas retenus.
• VI – DOSSIER DE CANDIDATURE
  Les candidats à cet Avis à Manifestation d’Intérêt, devront fournir les documents ci- aprés, présentés en un seul volume:
  1) La lettre de motivation du candidat justifiant l’intérêt à vouloir exécuter cette prestation tout en spécifiant la(s) province(s) d’intérêt;
  2) La présentation de l’organisation (Nom de l’organisation, Sigle, Nature de l’organisation, Localisation, Statut légal, ROI, Date de création, Nombre de membres en specifiant les salariés, les intervenants ponctuels et les bénévoles, Budget annuel) ainsi que les domaines d’intervention;
  3) Le dernier rapport d’activités programmatique et financier de l’organisation (maximum 15 pages);
  4) Les rapports d’audit externe de deux dernières années (2018 et 2019);
  5) Les références des prestations similaires dans les dormaines de la santé et la lutte contre le paludisme et/ou le VIH-TUB. Chaque référence doit être accompagnée par une copie de l’extrait du contrat et l’attestation de bonne fin. Toute fausse déclaration entraînera le rejet du dossier;
  6) Une note conceptuelle détaillant l’organisation qu’il compte mettre en place pour l’exécution de la mission et son mode de fonctionement ;
  7) La liste du personnel appelé à réaliser la mission tout en sachant que la liste minimale de postes commis à 100% au projets est:
  ü Un Chef de(s) projet(s) ayant un profil de Manager avec au moins trois ans d’expérience dans la mise en oeuvre de projets de santé publique similaires aux subventions à exécuter;
  ü Un Financier avec un recul dans la gestion de projets similaires aux subventions actuelles, ayant un recul d’au moins trois ans dans la gestion financière des projets;
  ü Un Pharmacien ou un Logisticien responsable de la gestion des intrants et de suivi de consommation tant au niveau de BCZS et de FOSA, ayant un recul d’au moins trois ans dans le domaine gestion des intrants;
  ü Un Chargé de Suivi et Evaluation ayant un recul d’au moins trois ans dans le domaine de suivi et évaluation.
  8) Les CV de chaque personnel et l’attestation de disponibilité datés et signés;
  9) Les propositions techniques et financières: plan de travail budgetisé ainsi que le plan de mise en oeuvre détaillé ( Maximum 15 pages)
• VI – ANNEXES (A télécharger dans les site web SANRU: www.sanru.cd ou CORDAID: www.cordaid.org )

1. Termes de références de SRs pour les subventions VIH-TUB et/ou Malaria
2. Cadres des performances par province ( VIH-TUB et/ou Malaria);
3. Matrice du plan de travail Budgetisé (VIH-TUB et/ou Malaria);
4. Liste des zones de santé par province;
5. Liste générique des activités par composante (VIH-TUB et/ou Malaria).
   NB: le format et le contenu des annexes 1, 2 et 3 étant en cours de négociation avec le FM, les éléments y relatifs présentés entretemps par les candidats dans le cadre de leurs soumissions feront l’objet, le cas échéant, d’une révision concertée lors des négociations.
   VII – DEPOT DES DOSSIERS
   Toute organisation intéressée doit transmettre son dossier sous pli fermé en 4 copies dures ainsi qu’en soft dans un CD, à la réception de PricewaterhouseCoopers SAS, avec mention :
   «APPEL A MANIFESTATION D’INTERET N°002/SANRU-CORDAID/FM/NMF3/2020: RECRUTEMENT DES SOUS RECIPIENDAIRES (SR) DANS LE CADRE DE LA MISE EN OEUVRE PAR CORDAID ET SANRU DES PROJETS FONDS MONDIAL EN RDC.
   A l’intention du Directeurs pays de CORDAID/RDC et du Directeur Exécutif de SANRU ASBL.
   Lieu de dépôt :
   PricewaterhouseCoopers SAS
   Immeuble MIDEMA, 13, Av. MONGALA, Gombe, Kinshasa République Démocratique du Congo
   Tous les dossiers doivent être déposés durant la période du 16 novembre au 30 novembre 2020, de lundi à vendredi entre 11h00 et à 15h30’ précises (heure locale de Kinshasa).
   Les dossiers seront déposés moyennant un accusé de réception.
   L’ouverture des plis aura lieu à l’adresse de dépôt sus mentionné à la date du 1er décembre 2020 à partir de 11h30.
   VIII – RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES
   Les renseigements complémentaires pourront étre obtenus à travers les adresses mails suivantes:
   a) Pour VIH/TUB : cordaid.rdc@cordaid.org
   b) Pour Malaria : procurement@sanru.cd